گاهی اوقات، این شانس در زندگی شما به وجود می آید که بتوانید در کلاس های مدیریت زمان شرکت کنید، کتاب های مرتبط با مدیریت زمان را مطالعه کنید، یا این که با استفاده از نرم افزارها یا به صورت دستی برنامه ریزی روزانه داشته باشید تا بتوانید ساعات یک روز را سازماندهی، اولویت بخشی و زمان بندی کنید . حال ممکن است این سوال برای شما ایجاد شود که چرا با وجود دانستن این موارد و به کارگیری این گجت ها برای برنامه ریزی روزانه، هنوز نمی توانید به تمامی کارهای مدنظرتان برسید و با کمبود زمان مواجه می شوید؟”
پاسخ این سوال، آسان است. زیرا تمام مواردی که درباره مدیریت زمان آموخته اید، کاربردی نبوده و می توان گفت برای یادگیری آن ها، فقط اتلاف وقت داشته اید. قبل از اقدام به یادگیری مدیریت زمان، در ابتدا بایستی یاد بگیرید منظور از زمان چیست. تعریفی که فرهنگ لغت از کلمه زمان دارد، به این صورت است: مکان یا دوره زمانی که مسائل در آن اتفاق بیفتند.
به بیان ساده تر، زمان، وقتی است که چیزی اتفاق بیفتد.
دو نوع زمان داریم: زمان ساعت و زمان واقعی. در زمان ساعتی، هر دقیقه ۶۰ ثانیه، هر ساعت ۶۰ دقیقه، هر روز ۲۴ ساعت و یک سال ۳۶۵ روز است. همه زمان ها به طور مساوی طی می شوند. زمانی که فردی ۵۰ ساله می شود، دقیقا ۵۰ سال از عمرش گذشته است، نه مقداری کمتر و نه مقداری بیشتر.
در زمان واقعی، تمامی زمان ها نسبی هستند. زمان بر مبنای کاری که شما انجام می دهید، سپری می شود. در یک اداره وسایل حمل و نقل موتوری، ۲ ساعت ممکن است به اندازه ۱۲ سال طول بکشد. پس از ۱۲ سال تلاش، به نظر می رسد این محصول جدید تنها دو ساعت است که به وجود آمده است!
کدام یک از این زمان ها (زمان ساعتی، زمان واقعی) تعریف بهتری از دنیای واقعی که ما در آن زندگی می کنیم، دارند؟
دلیل اصلی کاربردی نبودن و اثربخش نبودن گجت های مدیریت زمان، این است که این گجت ها بر مبنای زمان ساعت کارمی کنند. زمان ساعتی، برای ما نامربوط است، زیرا ما در زمان ساعتی زندگی نمی کنیم و حتی می توان گفت که به آن زمان دسترسی نداریم. ما در زمان واقعی زندگی می کنیم، دنیایی که وقتی در حال شادمانی هستید، یا وقتی که در حال انجام وظایف خود هستید، می گذرد.
خبر خوش این است که، زمان واقعی، کاملا ذهنی است و بین گوش ها قرار دارد. شما آن را ایجاد می کنید و هرچیزی که ایجاد کنید را می توانید به درستی مدیریت کنید. زمان آن فرارسیده تا همه محدودیت هایی که خودتان برای خود ایجاد کرده اید، را کنار بگذارید، محدودیت هایی از قبیل اینکه ” زمان کافی ندارید” یا این که ” امروز، برای آغاز یک تجارت یا مدیریت درست کارهای تجاری، مناسب نیست” و محدودیت هایی از این قبیل.
تنها سه راه برای گذراندن زمان وجود دارد: فکر کردن درباره یک موضوع، صحبت کردن پیرامون آن و اقدام کردن. کارشما، در هر تجارتی که مشغول باشید، ترکیبی از این سه مورد خواهد بود.
به عنوان یک کارآفرین، ممکن است در کار شما وقفه ایجاد شود یا این که مدام به سمت وسوهای مختلف کشیده شوید. زمانی که قادر نباشید این وقفه ها را حذف کنید، بایستی بدانید که چه زمانی را برای حل آن ها صرف خواهید کرد، و همچنین باید بدانید چه زمانی را برای فکر کردن، صحبت و م پیرامون آن و اقداماتی که نهایتا منجر به موفقیت می شوند، صرف خواهید کرد.
تکنیک های زیر را تمرین کنید تا بتوانید با مدیریت زمان صاحب زمان خود شوید:
۱- یک برنامه ای داشته باشید و تمامی فکرها، صحبت ها و م ها پیرامون آن و اقدامات خود را در بازه یک هفته، ضبط کنید. این موضوع می تواند به شما کمک کند تا بدانید در طی یک روز، چه کارهایی می توانید انجام دهید و دریابید که زمان گرانبهای شما صرف چه کارهایی می شوند. همچنین متوجه می شوید که برای به نتیجه رسیدن کارها، چه زمانی را صرف کرده اید و چه زمانی را بر روی افکار، صحبت ها و اقدامات بی حاصل، اتلاف کرده اید.
۲- باید برای فعالیت ها یا مکالمه هایی که برای دستیابی به موفقیت، مهم هستند، زمانی اختصاص داد. در مواقعی که کارها بیهوده و انجام نشدنی باشند، لیست کارهایی که باید انجام دهید، بزرگ و بزرگتر خواهد شد. در این مواقع، استفاده از دفتر ثبت ملاقات ها، کاربردی است. ملاقات های خود را زمانبندی کنید و برای افکار و مکالمه ها و اقدامات اولویت دار (با اولویت بالا) بازه های زمانی تخصیص دهید. بازه های زمانی را به این صورت درنظر بگیرید که این کارها، چه زمانی آغاز خواهند شد و چه زمانی به پایان می رسند. برای انجام به موقع تمامی قرارها، نظم و ترتیب داشته باشید.
۳- طوری برنامه ریزی کنید که حداقل ۵۰ درصد از زمان خود را صرف تشویق افکار، فعالیت ها و مکالمه هایی کنید که بیشترین نتایج را به همراه دارند.
۴- برای رسیدگی به وقفه ها، زمان بندی داشته باشید. زمانی را برای کنار گذاشتن کاری که انجام می دهید، درنظر بگیرید. مثلا برای خود، ساعات اداری درنظر بگیرید. آیا داشتن زمان اداری، راه دیگری برای بیان کردن وقفه های برنامه ریزی شده، نیست؟
۵- برای مدیریت زمان اولین ۳۰ دقیقه روز را جهت برنامه ریزی برای آن روز درنظر بگیرید. تا هنگامی که برنامه زمانی شما کامل نشده، روز خود را آغاز نکنید. مهم ترین زمان هرروز، زمانی است که برای زمانبندی روز، درنظر می گیرید.
۶- پنج دقیقه قبل از تماس گرفتن یا قبل از محول کردن کار به شخصی، تصمیم بگیرید که می خواهید از این کار، چه نتیجه ای به دست آورید. این کار باعث می شود قبل از این که کاری را آغاز کنید، بدانید که از آن چه موفقیتی به دست خواهید آورد. همچنین این کار، سرعت گذران زمان را کاهش می دهد. پس از هر تماس یا هر فعالیتی، پنج دقیقه را برای تعیین این که آیا به نتیجه دلخواه رسیده اید یا نه، در نظر بگیرید. اگر به نتیجه دلخواه نرسیده اید، چه چیزی را فراموش کرده بودید؟ چگونه آن را در تماس یا فعالیت بعدی، می گنجانید؟
۷- زمانی که باید کاری را انجام دهید و آن را به اتمام برسانید، از علامت مزاحم نشوید” بهره بگیرید.
۸- تمرین کنید تا هر تماس و یا هر ایمیلی که به دستتان می رسد، را پاسخ ندهید. پیام های فوری را قطع کنید. در شرایطی که برای تجارت شما، سریع پاسخ دادن، بسیار ضروری و حیاتی باشد، به دیگران پاسخ دهید، در غیراینصورت توجه خود را به دیگران معطوف نکنید. می توانید زمانی را برای پاسخ دادن به ایمیل ها و تماس ها، برنامه ریزی کنید.
۹- از مواردی که باعث حواس پرتی می شوند از قبیل فیس بوک و سایر رسانه های اجتماعی، اجتناب کنید، مگر در شرایطی که از آن ها در راستای تجارتتان استفاده می کنید.
۱۰- به یاد داشته باشید، که انجام تمامی کارها، غیرممکن است. همچنین به یاد داشته باشید، مزیت افکار و مکالمات ۲۰ درصد کار است و این فعالیت ها هستند که ۸۰ درصد از نتیجه را تولید می کنند.
درباره این سایت